Congés payés : les dispositifs utiles à connaître

Rappel des règles d'acquisition des congés payés

Tout salarié a droit à 2.5 jours ouvrables (soit 2.08 jours ouvrés) de congés payés par mois de travail effectif. Un mois de travail effectif correspond à une période de 4 semaines de travail ou 24 journées ouvrables de travail (article L. 3141-4 du Code du travail).

Sur une année complète de travail, tout salarié a donc droit à 30 jours ouvrables (soit 25 jours ouvrés). Cela équivaut à 5 semaines de congés, sauf accord ou usage mieux-disant.

Le salarié acquiert ses congés payés pendant une période de référence (période d'acquisition des congés payés).

La période de référence peut être déterminée par accord collectif. À défaut d'accord, cette période est comprise entre le 1er juin de l'année précédente et le 31 mai de l'année en cours (art. L. 3141-11 et R. 3141-4 du Code du travail).

Calendrier de la prise des congés payés (en l'absence d'accord collectif)

Rappel des règles d'acquisition et de prise des congés payés en cas d'arrêt de travail pour accident ou maladie

Tout salarié en arrêt de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle a droit à 2.5 jours (soit 2.08 jours ouvrés) ouvrables par mois, soit 5 semaines par an (article L. 3141-5 du Code du travail).

Tout salarié en arrêt de travail pour accident ou maladie non professionnelle a droit à 2 jours ouvrables par mois (soit 1.67 jour ouvré), soit 4 semaines par an (article L. 3141-5-1 du Code du travail).

Les salariés n'ayant pas pu poser leurs congés payés en raison d'une maladie ou d'un accident (d'origine professionnelle ou non) peuvent les prendre lorsqu'ils reprennent le travail.

Ils bénéficient d'une période de report de 15 mois qui débute en règle générale à la date à laquelle le salarié reçoit, après sa reprise du travail, les informations que l'employeur doit lui fournir.

Une durée de report supérieure peut être fixée par accord collectif.

Pour un salarié en arrêt maladie de courte durée (moins d'un an), la période de report commence à la fin de la période d'acquisition, lorsqu'il est informé de ses droits à son retour au travail (droits acquis et période restante pour prendre les congés).

Pour un salarié en arrêt maladie de longue durée (1 an ou plus), la période de report débute à la fin de la période d'acquisition des congés payés. Si le salarié reprend le travail avant la fin de cette période, elle est suspendue jusqu'à ce qu'il soit informé de ses droits. Ensuite, la période de report reprend pour le temps restant.

L'organisation de la prise des congés payés (en l'absence d'accord collectif)

Comment réduire l'incidence d'une nouvelle embauche ou d'absences sur les congés payés ?

Dans certaines situations, vous avez le droit à des jours de congés payés supplémentaires.

Congés payés supplémentaires en cas d'enfants à charge (article L. 3141-8 du Code du travail) 

Les salariés âgés de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente bénéficient de 2 jours de congés supplémentaires par enfant à charge. Ce congé est réduit à un jour si le congé légal n'excède pas 6 jours.

Par conséquent :

• si le salarié a acquis de 0 à 6 jours, il a droit à 1 jour de congé payé supplémentaire ;
• si le salarié a acquis 7 jours et plus, il a droit à 2 jours de congés payés supplémentaires.

Les salariés âgés d'au moins 21 ans au 30 avril de l'année précédente bénéficient également de 2 jours de congé supplémentaires par enfant à charge. Mais attention, pour ces salariés, le cumul du nombre de jours de congés supplémentaires et du nombre de jours de congé annuel ne peut pas excéder la durée maximale du congé annuel, soit 30 jours ouvrables.

Par conséquent, pour pouvoir bénéficier des jours de congés supplémentaires par enfant à charge, ces salariés ne doivent pas avoir acquis la totalité de leurs jours de congés payés (ils doivent avoir acquis moins de 30 jours ouvrables).

Est réputé enfant à charge l'enfant qui vit au foyer et est âgé de moins de 15 ans au 30 avril de l'année en cours et tout enfant en situation de handicap sans condition d'âge dès lors qu'il vit au foyer. 

Ces dispositions sont d'ordre public donc l'employeur ne peut pas y déroger.

Congés payés supplémentaires pour les jeunes salariés (article L. 3164-9 du Code du travail)

Les salariés âgés de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente peuvent demander à bénéficier d'un congé global de 30 jours ouvrables (quelle que soit leur ancienneté dans l'entreprise), même s'ils ont acquis moins de 30 jours ouvrables pendant la période de référence. Les jours excédentaires réclamés sont traités comme des congés sans solde et ne sont pas rémunérés. Seuls les congés payés acquis à raison du travail accompli au cours de la période de référence sont rémunérés.

Congés payés supplémentaires en cas de fractionnement du congé principal (article L. 3141-19 et suivants du Code du travail)

En dehors du cas de fermeture de l'entreprise, la prise en plusieurs fois du congé principal n'est possible qu'avec l'accord du salarié et l'employeur ne peut pas déroger à ce principe (Cass. soc., 10 mars 2004, n° 01-44.941).

Les salariés bénéficient de congés payés supplémentaires s'ils les prennent en plusieurs fois. Il s'agit des jours de fractionnement.

Un accord d'entreprise ou d'établissement, ou à défaut une convention ou un accord de branche, peut fixer les règles de fractionnement au-delà du 12^e jour ouvrable (10^e jour ouvré). Ces règles fixent l'octroi ou la renonciation aux jours de congés supplémentaires en contrepartie du fractionnement (art. L. 3141-21 du Code du travail).

À défaut d'accord, le salarié qui prend son congé principal en plusieurs fois a le droit à des jours de congés supplémentaires, lorsqu'il pose le reliquat de son congé principal en dehors de la période légale de prise de congés. Ce droit naît du seul fait du fractionnement, que ce soit l'employeur ou le salarié à l'initiative de la prise de congés en plusieurs fois (Cass. soc., 10 oct. 2018, n° 17-17.890).
Le reliquat du congé principal comprend de 1 à 12 jours ouvrables (1 à 10 jours ouvrés).

À la demande de l'employeur, le salarié peut renoncer à ces jours supplémentaires de congés ou en avoir moins, sous réserve qu'il donne son accord par écrit (art. L. 3141-23 du Code du travail).

Le reliquat pris en dehors de la période légale (courant du 1er novembre au 30 avril) donne droit à :

• 1 jour de congé supplémentaire pour 3 à 5 jours posés ;
• 2 jours de congés supplémentaires, au-delà de 6 jours posés.

La règle d'équivalence

Pour la détermination de la durée du congé, les périodes équivalentes à 4 semaines ou 24 jours ouvrables (20 jours ouvrés) de travail sont assimilées à un mois de travail effectif (article L. 3141-4 du Code du travail).

Cette règle permet de neutraliser les courtes absences répétées au cours d'une période d'acquisition des congés payés. Les congés payés étant calculés annuellement (au cours de la période de référence), l'employeur doit ajuster le solde de congés à la fin de l'année d'acquisition si les absences du salarié ont des incidences sur le cumul de congés payés.

Avec les nouvelles règles en matière d'acquisition des congés payés pendant un arrêt de travail pour maladie ou accident, l'article L. 3141-4 du Code du travail s'applique principalement aux absences hors maladie et accident, comme les congés sans solde ou les absences injustifiées (Pour plus de détails : https://www.groupe3e.fr/conges_payes_en_arret_de_travail_les_nouvelles_regles).

L'employeur doit alors vérifier que le salarié a travaillé (ou bénéficié de jours acquis par assimilation) lors de périodes de 4 semaines (chevauchant 2 mois par exemple) et ajuster le cumul annuel en conséquence.

Plus précisément, dans une entreprise où les congés sont décomptés en jours ouvrables, l'employeur doit contrôler pendant la période de référence si le salarié a travaillé (ou bénéficié de jours acquis par assimilation) pendant 12 mois de travail effectif ou 48 semaines (12 x 4 semaines) ou 288 jours ouvrables (12 x 24 jours ouvrables). Dans ce cas, malgré les absences le salarié a droit à 30 jours ouvrables de congés payés.

En jours ouvrés (5 jours de travail par semaine), le salarié a droit à 25 jours ouvrés si pendant la période de référence il a travaillé (ou par assimilation) pendant 12 mois de travail effectif ou 48 semaines ou 240 jours (12 x 20 jours ouvrés).

Par ailleurs, les courtes absences répétées au cours d'un mois sont neutralisées par la règle selon laquelle l'absence du salarié ne peut pas avoir pour effet d'entraîner une réduction de ses droits à congé plus que proportionnelle à la durée de cette absence (article L. 3141-6 du Code du travail).